Rejekipulsa.com – 3 Petua Penting untuk Menghantar Invois dan Contoh E-mel
#Petua #Penting #untuk #Menghantar #Invois #dan #Contoh #Emel
Pada pandangan pertama, menghantar invois melalui e-mel kelihatan seperti perkara remeh. Walau bagaimanapun, adakah anda pasti anda boleh menghantar invois e-mel? menggunakan e-mel transaksi betul kepada semua pelanggan dan mendapat bayaran mudah? Jika jawapan anda tidak atau anda teragak-agak untuk menjawab, yakinlah bahawa artikel ini dibuat khusus untuk anda!
E-mel invois ialah jenis e-mel transaksi yang dihantar oleh perniagaan dan diterima oleh pengguna yang belum membayar untuk produk atau perkhidmatan yang mereka pesan sebelum ini. Invois e-mel biasanya mengandungi maklumat tentang pengguna, produk, perkhidmatan atau butiran produk, harga, tarikh pesanan dan tarikh tamat tempoh. Kedai atau syarikat biasanya menyertakan nombor akaun untuk memudahkan pengguna membuat pembayaran.
Dalam kes ini, e-mel telah dipilih sebagai saluran pengumpulan invois dengan mengambil kira sifat peribadinya. Dengan e-mel, anda boleh terus menyasarkan khalayak yang betul untuk setiap invois. Lebih baik lagi, anda boleh mengautomasikan yang bermaksud bahawa e-mel boleh dihantar dalam tempoh masa yang telah ditetapkan selepas pelanggan membuat pesanan.
Nah, masalahnya ialah, apabila anda mula berurusan dengan berjuta-juta pangkalan data pelanggan (termasuk identiti dan aktiviti), anda tersesat dan tidak dapat menyemak setiap kemungkinan ralat. Jadi, apakah petua anda supaya invois e-mel yang anda hantar sentiasa relevan dan bertanggungjawab? Hanya ada 3 perkara: Sistem, Data, Perkhidmatan.
1. Data
Apabila ia datang untuk menghantar invois, volum dan kekerapan yang boleh menjadi sangat tinggi, anda perlu memikirkan berjuta-juta data yang terapung di kepala anda. Walau bagaimanapun, data akan menjadi rujukan anda dalam kerja ini. Data pengenalan pelanggan (seperti nama akaun dan alamat e-mel), data aktiviti pelanggan (seperti pengesahan pesanan, pembatalan dan penggantian), data invois itu sendiri (termasuk jenis produk, kuantiti dan jumlah caj selepas cukai tambah atau tolak diskaun).
Selain daripada memiliki semua data ini, anda juga perlu memastikan ketepatan setiap data sedia ada. Atas sebab ini, perkara seterusnya timbul, iaitu sistem pemprosesan data.
Baca juga: Cara Menggunakan Pemasaran E-mel untuk B2B
2. Sistem
Kami tidak akan meragui anda jika anda mengatakan anda boleh mengurus 100 keping data secara manual melalui Excel. Namun, bagaimana pula dengan berjuta-juta hingga berbilion-bilion data yang sentiasa berubah setiap hari? Anda tidak sepatutnya berfikir tentang berpegang kepada kaedah manual.
Pada peringkat ini, apa yang anda perlukan ialah sistem yang bersepadu. Anda memerlukan platform storan dan pengurusan data yang boleh mengisih data dengan tepat dan tepat. Sebabnya, anda tidak semestinya perlu menggunakan semua data. Contohnya, apabila menghantar invois e-mel, anda tidak memerlukan data produk yang ditinggalkan oleh pelanggan dalam troli beli-belah mereka.
Anda juga perlu memastikan bahawa pemproses data yang anda gunakan boleh disepadukan secara langsung dengan sistem e-mel transaksi. Atas sebab ini, anda mesti terlebih dahulu menjadi bebas daripada sistem sebelum memilih perkhidmatan yang anda mahu gunakan untuk mengautomasikan penghantaran invois e-mel anda.
3. Perkhidmatan
Berada di tempat ketiga tidak bermakna perkhidmatan yang anda pilih kurang penting. Malah, terdapat banyak kes di mana perniagaan kehilangan pelanggan akibat kegagalan penghantaran invois e-mel, seperti penghantaran lewat, maklumat terperinci yang tidak tepat, malah kes yang paling teruk apabila invois tidak pernah sampai dalam peti masuk pelanggan. Anda boleh mengelakkan kesilapan yang membawa kepada kerugian perniagaan jika anda lebih berhati-hati dalam memilih perkhidmatan penghantaran e-mel. Seperti yang kami nyatakan sebelum ini, artikel ini dicipta untuk anda. Oleh itu, kami juga akan menyertakan petua untuk memilih perkhidmatan e-mel transaksi yang betul untuk menghantar invois anda.
- Reputasi. Pilih perkhidmatan API e-mel transaksi dengan IP yang terjamin dan reputasi domain yang baik. Anda boleh menguji ini dengan memilih perkhidmatan yang menyediakan anda dengan pelayan khusus dan pasukan sokongan untuk pemantauan IP dan domain biasa.
- Kapasiti. Kapasiti penghantaran yang boleh ditampung oleh perkhidmatan akan menjadi faktor paling penting yang perlu anda pertimbangkan semasa memilih perkhidmatan transaksi e-mel. Anda pastinya tidak mahu salah seorang pelanggan anda terlepas invois e-mel mereka kerana kapasiti penghantaran penuh.
- Keselamatan. Sentiasa ingat bahawa menghantar invois melalui e-mel sentiasa termasuk data pelanggan yang sensitif. Suka atau tidak, anda harus dan hanya perlu menggunakan perkhidmatan penghantaran e-mel yang dijamin selamat. Ini biasanya dibuktikan dengan pensijilan ISO, NDA, dan yang paling tidak penting ialah memilih yang mempunyai infrastruktur tempatan.
- Ketepatan. Bukan salah pelanggan jika mereka tidak meneruskan transaksi kerana anda lewat menghantar invois e-mel. Oleh itu, ketepatan sistem automasi adalah penting untuk anda perhatikan. Pastikan perkhidmatan e-mel anda boleh menghantar semua e-mel tepat pada masanya ke peti masuk pengguna.
- ciri-ciri. Dalam kes yang kami nyatakan sebelum ini, di mana pelanggan meninggalkan perniagaan kerana invois tidak masuk, anda boleh menjangkakan ini dengan bukti sejarah penghantaran yang disenaraikan dalam log aktiviti. Dengan sandaran ini, anda boleh membuka kemungkinan bahawa masalah itu mungkin dalam peti masuk pelanggan. Atas sebab ini, pastikan perkhidmatan yang anda pilih mempunyai ciri yang lengkap.
Jadi, dengan 3 perkara ini dikendalikan dengan baik, anda tidak sepatutnya mengalami sebarang masalah penghantaran yang tidak perlu e-mel invois awak. Beberapa petua lagi, jika selepas semua ini pelanggan masih tidak membalas dan membayar bil, anda boleh menghantar e-mel susulan.
Di bawah kami juga telah menyertakan contoh templat invois e-mel yang boleh anda gunakan untuk menghantar e-mel anda.
Subjek: Invois #1234
badan:
Kepada Yth. [Nama Customer] [Alamat Customer]
Terima kasih kerana membuat transaksi dengan [Nama Bisnis].
Invois ini adalah bukti pembelian barangan atau perkhidmatan anda daripada [Nama Bisnis].
**Maklumat Pembayaran**
*Nombor invois: 1234
*Tarikh: 20 Julai 2023
*Nama Pelanggan: [Nama Customer]
*Butiran produk atau perkhidmatan (nama, kuantiti, harga):
*Jumlah: [Total]
*Tarikh akhir: 27 Julai 2023
**Kaedah pembayaran** [Metode pembayaran] [Nomor rekening] [Nama rekening]
Terima kasih kerana memberi perhatian.
tahniah, [Nama Bisnis]
Baca juga: Reka Bentuk Templat Invois: Adakah Ia Penting untuk Perniagaan?
Seperti jenis e-mel transaksi yang lain, e-mel invois tidak memerlukan templat yang terlalu sibuk. Anda hanya perlu membuat e-mel ringkas dengan kandungan sesingkat mungkin yang hanya merangkumi data dan maklumat yang perlu diketahui oleh pelanggan anda.
Itu sahaja untuk artikel ini, kami berharap perniagaan anda akan berjalan dengan lebih lancar setelah mengetahui kaedah yang betul untuk menghantar invois melalui e-mel berserta contoh. Jumpa anda dalam artikel seterusnya!
*Artikel ini adalah hasil kerjasama antara MTARGET dan RejekiPulsa
Catatan terkini Muhamad Dika Wahyudi (lihat semua)
